BELAJAR K3 INDONESIA

Safety Online Learning

Melaksanakan Program Audit

Outline

Begitu program audit telah ditetapkan dan sumber daya terkait telah ditentukan perlu untuk melaksanakan perencanaan operasional dan koordinasi semua kegiatan dalam program.

Individu yang mengelola program audit harus:

1. mengomunikasikan bagian-bagian yang relevan dari program audit, termasuk risiko dan peluang yang terlibat, kepada pihak-pihak yang berkepentingan yang relevan dan memberi tahu mereka secara berkala tentang perkembangannya, menggunakan saluran komunikasi eksternal dan internal yang telah ada;
2. menetapkan tujuan, ruang lingkup dan kriteria untuk setiap audit individu;
3. memilih metode audit;
4. mengoordinasikan dan menjadwalkan audit dan kegiatan lain yang relevan dengan program audit;
5. memastikan tim audit memiliki kompetensi yang diperlukan;
6. menyediakan sumber daya individu dan keseluruhan yang diperlukan untuk tim audit;
7. memastikan pelaksanaan audit sesuai dengan program audit, mengelola semua risiko, peluang, dan masalah operasional (mis. kejadian tak terduga), saat hal itu muncul selama penerapan program;
8. memastikan informasi yang terdokumentasi yang relevan mengenai kegiatan audit dikelola dan dipelihara dengan baik;
9. menetapkan dan menerapkan kontrol operasional yang diperlukan untuk pemantauan program audit;
10. meninjau program audit untuk mengidentifikasi peluang untuk peningkatannya.

Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria untuk audit individu

Setiap audit individu harus didasarkan pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit yang ditetapkan. Ini harus konsisten dengan tujuan program audit secara keseluruhan.

Tujuan audit menentukan apa yang harus dicapai oleh audit individu dan dapat mencakup sebagai berikut:

1. penentuan tingkat kesesuaian sistem manajemen yang akan diaudit, atau bagian dari itu, dengan kriteria audit;
2. evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk membantu organisasi dalam memenuhi persyaratan perundang-undangan dan peraturan yang relevan dan persyaratan lain di mana organisasi
3. berkomitmen;
4. evaluasi efektivitas sistem manajemen dalam memenuhi hasil yang diharapkan;
5. identifikasi peluang untuk perbaikan potensial sistem manajemen;
6. evaluasi kesesuaian dan kecukupan sistem manajemen sehubungan dengan konteks dan arah strategis pihak yang diaudit;
7. evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk menetapkan dan mencapai tujuan dan secara efektif mengatasi risiko dan peluang, dalam konteks yang berubah, termasuk pelaksanaan tindakan terkait.

Ruang lingkup audit harus konsisten dengan program audit dan tujuan audit. Ini mencakup faktor-faktor seperti lokasi, fungsi, kegiatan, dan proses yang akan diaudit, serta periode waktu yang dicakup oleh audit

Kriteria audit digunakan sebagai referensi untuk menentukan kesesuaian. Ini dapat mencakup satu atau lebih dari yang berikut: kebijakan, proses, prosedur, kriteria kinerja yang berlaku termasuk tujuan, persyaratan perundang-undangan dan peraturan, persyaratan sistem manajemen, informasi mengenai konteks dan risiko serta peluang yang ditentukan oleh auditee (termasuk persyaratan yang relefan dari pihak yang berkepentingan internal / eksternal), kode etik sektor atau pengaturan yang direncanakan lainnya.

Dalam hal terjadi perubahan pada tujuan, ruang lingkup atau kriteria audit, program audit harus dimodifikasi jika perlu dan dikomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan, untuk persetujuan jika diperlukan.

Ketika lebih dari satu disiplin sedang diaudit pada saat yang sama hal yang penting bahwa tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit konsisten dengan program audit yang relevan untuk masing-masing disiplin.

Beberapa disiplin ilmu dapat memiliki ruang lingkup yang mencerminkan seluruh organisasi dan yang lain dapat memiliki ruang lingkup yang mencerminkan sebagian dari seluruh organisasi.

Memilih dan menentukan metode audit

Individu yang mengelola program audit harus memilih dan menentukan metode untuk melakukan audit secara efektif dan efisien, tergantung pada tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit yang ditentukan.

Audit dapat dilakukan di tempat, dari jarak jauh atau sebagai kombinasi. Penggunaan metode ini harus seimbang, berdasarkan, antara lain, pertimbangan risiko dan peluang terkait.

Di mana dua atau lebih organisasi audit melakukan audit bersama dari pihak yang diaudit yang sama, orang-orang yang mengelola program audit yang berbeda harus menyetujui metode audit dan mempertimbangkan implikasi untuk sumber daya dan perencanaan audit. Jika auditee mengoperasikan dua atau lebih sistem manajemen dari berbagai disiplin ilmu, audit gabungan dapat dimasukkan dalam program audit.

Memilih anggota tim audit

Individu yang mengelola program audit harus menunjuk anggota tim audit, termasuk ketua tim dan pakar teknis yang diperlukan untuk audit spesifik.

Tim audit harus dipilih, dengan mempertimbangkan kompetensi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan audit individu dalam ruang lingkup yang ditentukan. Jika hanya ada satu auditor, auditor harus melakukan semua tugas yang berlaku dari pemimpin tim audit

Untuk memastikan kompetensi tim audit secara keseluruhan, langkah-langkah berikut harus dilakukan:

• identifikasi kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit;
• pemilihan anggota tim audit sehingga kompetensi yang diperlukan ada di tim audit.

Dalam menentukan ukuran dan komposisi tim audit untuk audit spesifik, pertimbangan harus diberikan sebagai berikut:

1. kompetensi keseluruhan dari tim audit yang diperlukan untuk mencapai tujuan audit, dengan mempertimbangkan ruang lingkup dan kriteria audit;
2. kompleksitas audit;
3. apakah audit tersebut merupakan audit integrasi atau audit gabungan;
4. metode audit yang dipilih;
5. memastikan obyektivitas dan ketidakberpihakan untuk menghindari konflik kepentingan dari proses audit;
6. kemampuan anggota tim audit untuk bekerja dan berinteraksi secara efektif dengan perwakilan pihak yang diaudit dan pihak berkepentingan terkait;
7. masalah eksternal / internal yang relevan, seperti bahasa audit, dan karakteristik sosial dan budaya auditee. Masalah-masalah ini dapat diatasi oleh keterampilan auditor sendiri atau melalui dukungan ahli teknis, juga mempertimbangkan kebutuhan akan juru bahasa;
8. jenis dan kompleksitas proses yang akan diaudit.

Apabila diperlukan, individu yang mengelola program audit harus berkonsultasi dengan ketua tim tentang komposisi tim audit.

Jika kompetensi yang diperlukan tidak tercakup oleh auditor dalam tim audit, ahli teknis dengan kompetensi tambahan harus tersedia untuk mendukung tim.

Auditor dalam pelatihan dapat dimasukkan dalam tim audit, tetapi harus berpartisipasi di bawah arahan dan bimbingan auditor.

Perubahan pada komposisi tim audit mungkin diperlukan selama audit, mis. jika konflik kepentingan atau masalah kompetensi muncul. Jika situasi seperti itu muncul, itu harus diselesaikan dengan pihak-pihak yang tepat (mis. Ketua tim audit, individu yang mengelola program audit, klien audit atau pihak yang diaudit) sebelum perubahan dibuat.