Internal Audit Sistem Manajemen K3

Individu yang mengelola program audit harus menetapkan tanggung jawab untuk melakukan audit individu kepada pemimpin tim audit.

Penugasan harus dilakukan dalam waktu yang cukup sebelum tanggal audit yang dijadwalkan, untuk memastikan perencanaan audit yang efektif.

Internal Audit SMK3

Untuk memastikan pelaksanaan audit individu yang efektif, informasi berikut harus diberikan kepada ketua tim audit:

tujuan audit;
kriteria audit dan informasi terdokumentasi yang relevan;
kriteria audit dan informasi terdokumentasi yang relevan;c) ruang lingkup audit, termasuk identifikasi organisasi dan fungsi serta prosesnya untuk diaudit;
proses audit dan metode terkait;
komposisi tim audit;
rincian kontak dari pihak yang diaudit, lokasi, kerangka waktu dan durasi kegiatan audit yang akan dilakukan;
sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit;
informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi dan menangani risiko dan peluang yang diidentifikasi untuk pencapaian tujuan audit;

Informasi penugasan juga harus mencakup yang berikut, yang sesuai:

bahasa kerja dan pelaporan audit yang berbeda dari bahasa auditor atau pihak yang diaudit, atau keduanya;
mengaudit keluaran pelaporan sesuai kebutuhan dan kepada siapa itu akan didistribusikan;
hal-hal yang terkait dengan kerahasiaan dan keamanan informasi, sebagaimana disyaratkan oleh program audit;
pengaturan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan untuk auditor;
persyaratan untuk perjalanan atau akses ke situs-situs terpencil;
segala persyaratan keamanan dan otorisasi;
tindakan apa pun untuk ditinjau, mis. tindak lanjut dari audit sebelumnya;
koordinasi dengan kegiatan audit lainnya, mis. ketika tim yang berbeda mengaudit proses yang serupa atau terkait di lokasi yang berbeda atau dalam kasus audit bersama.

Internal Audit SMK3

Ketika audit bersama dilakukan, penting untuk mencapai kesepakatan di antara organisasi yang melakukan audit, sebelum audit dimulai, mengenai tanggung jawab spesifik masing-masing pihak, terutama yang berkaitan dengan wewenang dari ketua tim yang ditunjuk untuk audit.

5.5.6 Mengelola hasil program audit

Individu yang mengelola program audit harus memastikan bahwa kegiatan berikut dilakukan:

evaluasi pencapaian tujuan untuk setiap audit dalam program audit;
meninjau dan menyetujui laporan audit tentang pemenuhan ruang lingkup dan tujuan audit;
peninjauan efektivitas tindakan yang diambil untuk mengatasi temuan audit;
distribusi laporan audit kepada pihak yang berkepentingan terkait;
penentuan perlunya audit tindak lanjut.

Individu yang mengelola program audit harus mempertimbangkan, jika perlu:

mengkomunikasikan hasil audit dan praktik terbaik ke area lain dalam organisasi, dan
implikasi untuk proses lain.

Internal Audit SMK3

5.5.7 Mengelola dan memelihara catatan program audit

Individu yang mengelola program audit harus memastikan bahwa catatan audit dihasilkan, dikelola, dan dipelihara untuk menunjukkan pelaksanaan program audit. Proses harus ditetapkan untuk memastikan bahwa keamanan informasi dan kebutuhan kerahasiaan yang terkait dengan catatan audit ditangani.

Catatan dapat mencakup sebagai berikut:

a) Catatan terkait dengan program audit, seperti:

jadwal audit;
tujuan dan luas program audit;
mereka yang menangani risiko dan peluang program audit, dan masalah eksternal dan internal yang relevan;
ulasan tentang efektivitas program audit.

b) Rekaman terkait dengan setiap audit, seperti:

rencana audit dan laporan audit;
bukti dan temuan audit obyektif;
laporan ketidaksesuaian;
koreksi dan laporan tindakan korektif;
mengaudit laporan tindak lanjut.

Internal Audit SMK3

c) Catatan terkait dengan tim audit yang mencakup topik-topik seperti:

evaluasi kompetensi dan kinerja anggota tim audit;
kriteria untuk pemilihan tim audit dan anggota tim dan pembentukan tim audit;
pemeliharaan dan peningkatan kompetensi.

Bentuk dan tingkat rincian catatan harus menunjukkan bahwa tujuan program audit telah tercapai.