Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Audit Internal SMK3

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk:

• penyelenggaraan audit internal Sistem Manajemen K3L di perusahaan;
• memastikan bahwa Sistem Manajemen K3L diterapkan dan dipelihara secara efektif, dan mencari peluang K3L.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit, penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan audit.

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI 50 Tahun 2012 sub elemen 11.1 tentang Audit Internal SMK3;
• Standar ISO 45001:2018 klausa 9.2 tentang Program Audit internal.

4. DEFINISI

• Audit Internal: Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk melihat kesesuaian penerapan Sistem Manajemen K3L terhadap kebijakan, prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
• Program Audit Internal: Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.
• Rencana Audit: Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim audit.
• Auditor: Personil yang melaksanakan audit.
• Auditee: Personil yang diaudit.
• Temuan Audit: Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta saran untuk peningkatan/perbaikan.
• Ketidaksesuaian: Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan persyaratan/ prosedur yang berlaku.

5. TANGGUNG JAWAB

• Ketua P2K3 bertanggung jawab untuk membuat progam audit internal SMK3 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun.
• Ketua P2K3 bertanggung jawab untuk meninjau ulang hasil audit dan menyetujui tindakan perbaikan yang diusulkan serta menyatakan bahwa suatu ketidaksesuaian telah selesai (closed).
• Auditee bertanggung jawab untuk:
  1. Menyediakan fasilitas bagi auditor untuk menjamin bahwa audit dilaksanakan secara efektif;
  2. Menyediakan informasi kepada auditor dan menyediakan pendamping auditor;
  3. Bekerjasama dengan auditor;
  4. Melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan berdasarkan laporan audit.
• Ketua Tim Auditor bertanggung jawab untuk:
  1. Membantu pemilihan tim auditor;
  2. Menyiapkan rencana dan jadual pelaksanaan audit;
  3. Mengelola dan mengendalikan proses pelaksanaan audit;
  4. Menyerahkan laporan audit secara lengkap ke manajemen.
• Auditor bertanggung jawab untuk:
  1. Pemenuhan persyaratan audit internal dan bersikap independen;
  2. Berkomunikasi dan menjelaskan persyaratan pelaksanaan audit internal;
  3. Merencanakan dan melaksanakan tugas audit internal;
  4. Membuat checklist;
  5. Mendokumentasikan hasil temuan audit internal.

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Pembuatan Program Audit Internal
   1. Admin HSE merencakaan program audit internal (formulir Program Audit Internal);
   2. Ketua P2K3 menyetujui dan menetapkan program audit internal;
   3. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan, tim auditor yang akan melaksanakan audit, dan dalam perencanaanya harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses dan bidang yang diaudit serta hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.
   4. Seluruh unit kerja diaudit minimal satu kali dalam setahun. Apabila diperlukan maka dapat dilakukan audit lebih dari satu kali dan diatur pelaksanaannya oleh Admin HSE.
   5. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang, yang bertindak sebagai Ketua tim 1 orang dan 1 Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.
   6. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam penerapan Sistem Manajemen K3L.
   7. Kualifikasi Lead Auditor:
      1. Kepala departemen
      2. Lulus training standar SMK3 PP RI No. 50 Tahun 2012, standar ISO 45001:2018
      3. Berada pada posisi yang sama minimal 1 tahun
   8. Kualifikasi Auditor:
      1. Lulus training audit internal


2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal
   1. Ketua Tim Audit setelah menyusun Program Audit Internal kemudian menyampaikan ke Auditee sebelum pelaksanaan audit.
   2. Berdasarkan rencana program audit internal yang telah diterima, unit kerja atau departemen yang akan diaudit menunjuk personil yang akan mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit. Personil tersebut harus memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diaudit.
   3. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan kepada unit kerja yang akan diaudit bersama dengan penyampaian rencana pelaksanaan audit internal dalam Program Audit Internal.
   4. Tim auditor internal mempersiapkan daftar periksa (check list) audit sebagai panduan dalam melaksanakan audit internal.


3. Pelaksanaan Audit Internal
   1. Pelaksanaan audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka yang dihadiri oleh Tim Auditor dan para auditee, untuk menjelaskan maksud dan tujuan dari kegiatan audit dan memastikan jadwal audit dan auditee.
   2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee, meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee atau pekerja dan observasi di lapangan.
   3. Temuan audit dicatat pada Form Laporan Ketidaksesuaian Audit Internal
   4. Temuan audit internal dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
      1. Kategori Kritikal: Temuan yang mengakibatkan, fatality/kematian.
      2. Kategori Mayor:
         1. Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan;
         2. Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3; dan
         3. Terdapat temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi.
      3. Kategori Minor: Ketidakkonsistenan dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman, dan acuan lainnya.
   5. Pada saat pertemuan penutup, auditor menjelaskan hasil temuan audit dan mengklarifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee.


4. Penyusunan dan Penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal
   1. Laporan Pelaksanaan Hasil Audit Internal disusun oleh Ketua P2K3 selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah audit berakhir.
   2. Laporan disampaikan kepada Unit Kerja yang diaudit, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.


5. Pemantauan Tindakan Perbaikan
   1. Bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee harus menyampaikan kepada Auditor untuk dilakukan verifikasi dan dinyatakan selesai.
   2. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, maka unit kerja yang bertanggungjawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan yang baru, dan menyampaikannya kepada Tim

---