Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk:

1. menetapkan langkah yang sistematis dalam menentukan tindakan perbaikan dari ketidaksesuaian yang terjadi dalam penerapan Sistem Manajemen K3 di PERUSAHAAN;
2. menganalisa dan memecahkan masalah serta mencegah kesalahan yang berulang dengan menghilangkan penyebab/akar penyebab dari masalah.
3. mengenali penyebab ketidaksesuaian potensial sehingga dapat mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut dengan melakukan tindakan pencegahan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan untuk menangani semua masalah ketidaksesuaian tentang penerapan SMK3 dan mengambil tindakan perbaikan di lingkungan tempat kerja perusahaan.

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No.50 Tahun 2012 elemen 8 tentang Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan;
• Standar ISO 45001:2018 kriteria 10.2 Tentang Ketidaksesuaian Dan Tindakan Perbaikan.

4. DEFINISI

• Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya suatu persyaratan. Ketidaksesuaian terjadi jika kekurangan timbul pada karakteristik, dokumentasi atau prosedur yang tidak sesuai dengan Mutu, K3 dan Lingkungan barang, bahan dan produk, yang tidak dapat diterima, atau tidak didasarkan pada persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan.
• Tindakan Pencegahan adalah tindakan yang diambil untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial yang mungkin terjadi
• Tindakan Perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang terdeteksi atau situasi yang tidak diinginkan lainnya

5. TANGGUNG JAWAB

• Semua pekerja bertanggung jawab terhadap identifikasi ketidaksesuaian yang terjadi didalam aktivitas operasional sehari-hari.
• Kepala Divisi bertanggung jawab terhadap penanganan ketidaksesuaian yang terjadi di Divisi yang menjadi tanggung jawabnya.
• Ketua P2K3 bertanggung jawab memastikan bahwa ketidaksesuaian yang ada telah diambil tindakan perbaikan dan pencegahan dan mengkomunikasikan kepada pihak luar bila diperlukan.

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

1. Identifikasi Ketidaksesuaian
   1. Setiap pekerja bertanggung jawab mencari dan mengidentifikasi ketidaksesuaian yang terjadi dan mencatat pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan untuk disampaikan pada Divisi terkait.
   2. Ketidaksesuaian dari hasil audit eksternal dikoordinir oleh Divisi HSE dan disampaikan kepada penanggungjawab Divisi terkait
   3. Ketidaksesuaian dari keluhan pelanggan ditangani sesuai dengan prosedur penanganan keluhan pelanggan.
   4. Ketidaksesuaian dari hasil audit internal ditindak lanjuti sesuai prosedur Audit Internal.
2. Pelaksanaan Tindakan Perbaikan
   1. Divisi terkait meninjau ketidaksesuaian dengan melakukan investigasi untuk menentukan penyebab/akar dari ketidaksesuaian.
   2. Menentukan rencana tindakan perbaikan dan target waktu yang diperlukan sehingga ketidaksesuaian tidak berulang.
3. Verifikasi Tindakan Perbaikan
   1. Departemen HSE dan penanggungjawab Divisi melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang diambil.
   2. Jika telah dilakukan sesuai dengan rencana maka dinyatakan selesai.
   3. Rencana tindakan perbaikan yang masih belem selesai akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen.

2. Tindakan Pencegahan

1. Identifikasi Penyebab Ketidaksesuaian Potensial
   1. Beberapa informasi yang dapat digunakan untuk mendeteksi ketidaksesuaian potensial:
      • Hasil Analisa Data.
      • Laporan Keluhan Pelanggan.
      • Usulan dari karyawan.
      • Laporan ketidaksesuaian produk.
      • Laporan audit.
      • Hasil Rapat Tinjauan Manajemen.
      • Hasil pengukuran kepuasan pelanggan, dll.
   2. Dari informasi diatas, bila ditemukan potensial ketidaksesuaian maka dicatat dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan Dan Tindakan Pencegahan.
   3. Setiap pekerja harus ikut dalam identifikasi ketidaksesuaian potensial.
2. Pelaksanaan Tindakan Pencegahan
   1. Dari ketidaksesuaian potensial yang terdeteksi, maka ditetapkan rencana untuk menutup ketidaksesuaian tersebut serta target waktu yang diperlukan.
   2. Penanggungjawab Divisi bertanggungjawab untuk melakukan tindakan pencegahan sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan sehingga efektif dalam menghilangkan akar penyebabnya.
   3. Rencana tindakan pencegahan yang diambil dicatat dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan Dan Tindakan Pencegahan.
3. Verifikasi Tindakan Pencegahan
   1. Departemen HSE dan penanggungjawab Divisi melakukan verifikasi terhadap tindakan pencegahan yang diambil.
   2. Jika tindakan pencegahan yang diambil sudah dapat menghilangkan akar penyebab potensial ketidaksesuaian tersebut, maka tindakan pencegahan dinyatakan selesai.
   3. Jika belum efektif dimana ketidaksesuaian tersebut muncul maka masalah tersebut akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

3. Semua catatan yang timbul dalam tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan disimpan sebagai informasi yang terdokumentasi.

---