Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Komunikasi

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk menjamin bahwa semua yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan perusahaan dikomunikasikan secara aktif dan berkelanjutan, baik untuk komunikasi internal maupun komunikasi eksternal.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan:

1. Komunikasi Internal
   Digunakan sebagai komunikasi dari dan kepada semua pekerja, tamu, pengunjung dan rekanan/mitra kerja yang bekerja di perusahaan.
2. Komunikasi Eksternal
   Komunikasi eksternal digunakan untuk komunikasi dari dan kepada pihak luar (masyarakat, pelanggan, Pemerintah dan lain-lain).

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012 elemen 1.4 tentang Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga Kerja;
• Standard ISO 45001:2018 klausa 7.4 tentang Komunikasi.

4. DEFINISI

• Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi.
• Komunikasi dalam prosedur ini adalah penyampaian informasi yang berkaitan dengan Sistem Manajemen K3L.
• Isu K3L adalah masalah yang berkaitan dengan keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan yang dapat berdampak terhadap keberadaan perusahaan, baik isu yang berasal dari lingkungan perusahaan sendiri (internal) maupun yang berasal dari pihak luar perusahaan (eksternal).
• Informasi adalah semua berita, baik yang tertulis atau lisan yang berkaitan dengan isu K3L.
• Pihak Internal adalah semua pekerja yang di berada di tempat kerja perusahaan.
• Pihak Eksternal adalah pihak-pihak di luar perusahaan seperti: Pemerintah Daerah, Propinsi, Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Rekanan, Pelanggan, Masyarakat.
• Sosialisasi K3L adalah kegiatan untuk mengkomunikasikan kepada pekerja termasuk tamu, pengunjung dan rekanan mengenai Sistem Manajemen K3L seperti: Kebijakan K3L, Potensi Bahaya, Aspek dan dampak lingkungan, Peraturan mengenai K3L, dan hal-hal lain yang dipandang perlu.
• Briefing adalah petunjuk lisan atau tertulis mengenai peraturan-peraturan yang harus ditaati oleh pengunjung dan mitra kerja perusahaan mengenai hal yang berkaitan dengan K3L.
• Tamu adalah pengunjung yang sedang berkunjung di Perusahaan.
• Pengunjung adalah semua pihak, baik yang terikat oleh kontrak kerja maupun tidak dan atas kemauan sendiri atau atas undangan perusahaan yang memerlukan kehadirannya di lokasi kerja.

5. TANGGUNG JAWAB

• HR bertanggung jawab menanggapi komunikasi yang diterima dari pihak internal & eksternal terhadap isu K3L dan memberikan disposisi untuk mengambil tindakan yang diperlukan.
• Bagian yang mendapatkan disposisi bertanggung jawab untuk menindaklanjuti komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
• HR bertanggung jawab menyimpan catatan komunikasi Internal & Eksternal.
• HR bertanggung jawab untuk memastikan seluruh pekerja, tamu, pengunjung perusahaan memperoleh sosialisasi K3L.

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Perihal Komunikasi

Apa saja yang dikomunikasikan adalah yang berkaitan dengan Sistem Manajemen K3L perusahaan, secara garis besar adalah: Kebijakan K3L, Peran, tanggung jawab, dan wewenang perusahaan, persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya, Tujuan dan Sasaran K3L, informasi mengenai prosedur keadaan darurat, hasil tinjauan manajemen, data-data insiden, hasil-hasil perbaikan berkelanjutan.

2. Komunikasi Internal

1. Komunikasi melalui Rapat:
   Manager harus mengkoordinir rapat untuk mengkomunikasikan informasi atau isu K3L kepada bawahannya, seperti Prosedur, Instruksi Kerja, Pengendalian Resiko dan Dampak Lingkungan, ketidaksesuaian hasil audit, risalah tinjauan manajemen dan isu K3L lainnya.
2. Komunikasi melalui papan pengumuman:
   Pengumuman dari isu K3L, laporan kecelakaaan dan insiden, jadwal kegiatan ispeksi dan informasi K3L lain yang menarik perhatian disebarkan oleh Divisi K3L di papan pengumuman.
3. Komunikasi melalui Briefing/Induction K3L
   Pegawai, tamu/pengunjung, kontraktor dan rekanan perusahaan, yang baru pertama kali berkunjung ke perusahaan memperoleh sosialisasi/briefing tentang K3L sesuai dengan lingkup dan tanggung jawabnya.
4. Komunikasi melalui Safety Toolbox Meeting
   Admin K3L melakukan komunikasi tentang isu K3L secara periodik dan terjadwal kepada tiap-tiap Bagian yang berada di lingkungan perusahaan.

3. Komunikasi Eksternal

1. Perihal Komunikasi:
   Apa saja yang dikomunikasikan adalah yang berkaitan dengan Sistem Manajemen K3L perusahaan, secara garis besar sebagai berikut:
2. Bentuk-bentuk informasi dalam Komunikasi K3L ke Eksternal antara lain: Surat, E-mail, Facsimile, Telephone, Komunikasi langsung/lisan, Surat Kabar dll.
3. Admin K3L mencatat informasi isu/masalah lingkungan yang diterima dari pihak eksternal baik saran atau keluhan dengan menggunakan Buku Pelaporan Komunikasi Eksternal.
4. Ketua P2K3, bersama fungsi lainnya yang terkait memeriksa, mengevaluasi dan membuat rekomendasi tanggapan dari pelaporan-pelaporan tersebut.
5. rekomendasi tanggapan tanggapan tersebut dikoordinasikan kepada Manager yang bertanggung jawab untuk tindaklanjutnya.
6. Hasil tindaklanjut kemudian disampaikan kembali kepada pihak eksternal sebagai bukti bahwa perusahaan telah menanggapinya
7. Komunikasi perihal pelaporan-pelaporan
8. Secara periodik perusahaan melaporkan kegiatan Sistem Manajemen K3L kepada pihak eksternal dalam hal ini adalah Dinas Pemerintahan perihal:
   1. Laporan P2K3.
   2. Laporan Pengelolaan Limbah B3
   3. Laporan Semester RKL-RPL/UKL-UPL
   4. Dan perihal laporan-laporan lainnya

---