Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Manajemen Kontraktor

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk:

• memilih dan menentukan kontraktor;
• menjamin pelayanan yang diberikan oleh kontraktor memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup kegiatan pemilihan dan penentuan kontraktor dan evaluasi kontraktor yang akan dan telah bekerja di lingkungan perusahaan.

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012 sub elemen 6.6 tentang Pelayanan;
• Standard ISO 45001:2018:
  1. kriteria 8.1.4.2 tentang kontraktor
  2. kriteria 8.1.4.3 tentang Ahli Daya (Outsourcing).

4. DEFINISI

• Kontraktor adalah tenaga kerja dari luar perusahaan yang bekerja atas perintah perusahaan dan melakukan pekerjaan dibawah kendali departemen masing-masing.
• Evaluasi Kontraktor adalah kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu Kontraktor dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan (suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilai dari sesuatu).

5. TANGGUNG JAWAB

• Penanggung jawab Departemen (Pimpinan Departemen) dimana kontraktor bekerja, melakukan evaluasi kinerja kontraktor minimal 1 (satu) kali setiap 6 (enam) bulan.
• Kontraktor bertangung jawab atas aspek K3 yang harus dijalankan sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Pimpinan Departemen bertanggung jawab memantau secara keseluruhan kinerja K3 kontraktor yang sedang bekerja diareanya.
• Prosedur ini dilakukan apabila persyaratan administratif telah dinyatakan lolos atau layak oleh Penanggung Jawab Departemen (Pimpinan Departemen).

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Penentuan Kotraktor
   1. HSE dan Pimpinan Departemen melakukan evaluasi terhadap kontraktor yang sedang bekerja berdasarkan kontrak yang ada. Persyaratan yang digunakan adalah:
      • Berbadan hukum
      • Kelengkapan APD dan perlengkapan kerja (pelayanan)
      • Prosedur Kerja yang aman (pelayanan) seperti SIO, Sertifikasi peralatan.
      • Kesediaan melengkapi MSDS/ Label (pengadaan barang)
      • Kesediaan mengadakan pelatihan & buku manual (pengadaan barang)
      • Kesediaan melakukan tindakan pencegahan terhadap pencemaran lingkungan
      • Mematuhi persyaratan K3 lainnya.
   2. Apakah memenuhi persyaratan K3?
      • Apabila ya, maka kontraktor yang bersangkutan masuk dalam daftar Kontraktor Mampu, dan siap untuk dipanggil untuk bekerja.
      • Apabila tidak, maka kontraktor tersebut diberi kesempatan untuk memperbaiki sampai dengan dua kali. Setelah itu apabila tetap tidak memenuhi syarat, kontraktor yang bersangkutan dikeluarkan dari Daftar Kontraktor Mampu.


2. Kontraktor yang sedang bekerja
   1. HSE dan Pimpinan Departemen melakukan evaluasi terhadap kontraktor yang sedang bekerja berdasarkan kontrak yang ada. Persyaratan yang digunakan adalah:
      • Ketepatan pelayanan
      • Kualitas pekerjaan
      • Kelengkapan MSDS/Label pada saat pelaksanan pekerjaan.
      • Kepatuhan untuk mentaati prosedur kerja yang aman
      • Kepatuhan untuk menggunakan APD pada saat bekerja
      • Kelengkapan Perlengkapan Safety.
      • Kepatuhan untuk melakukan pencegahan terhadap terjadinya pencemaran lingkungan
      • Kepatuhan untuk mentaati Persyaratan K3 lainnya.
   2. Apakah memenuhi persyaratan K3?
      • Apabila ya, kontraktor yang bersangkutan dinilai dapat terus bekerja di PERUSAHAAN.
      • Apabila tidak, kontraktor yang bersangkutan diberi kesempatan untuk memperbaiki. Apabila tidak dapat memperbaiki maka kontraktor yang bersangkutan dikeluarkan dari Daftar Kontraktor Mampu.


3. Penilaian Kinerja Kontraktor
   1. Pelaksanaan evaluasi Kinerja kontraktor dilakukan sebanyak 2 kali, yaitu penilaian awal kontraktor dan penilain berkala kontraktor.
   2. Untuk penilaian awal kontraktor dilakukan saat kontraktor pertama kali masuk dalam perusahaan.
   3. Untuk penilaian berkala kontraktor dilakukan setiap 6 bulan sekali.
   4. Item penilaian berkala kinerja kontraktor sebanyak 10 item penilaian, yang terkait dengan permasalahan K3 dan ketepatan pelayanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
   5. Setiap item penilaian di berikan nilai atau score: 10, sehingga total item penilaian adalah score: 100
   6. Setiap item penilaian memiliki standard pengurangan sebagai berikut:
4. Penilaian sistem demerit untuk Kinerja Kontraktor
   1. HSE melakukan evaluasi terhadap kontraktor dari hasil temuan-temuan yang didapat. Persyaratan yang digunakan untuk menilai adalah:
      • Kelengkapan APD
      • Legal / Meeting / Accident Reporting
      • Unsafe Action / Condition.
      • Traffic
      • Enviromental
   2. Sistem Demerit dari hasil penilaian HSE sebagai bahan masukkan bagi semua departement yang mempekerjakan kontraktor.

---