Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Manajemen Perubahan

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai pedoman untuk melaksanakan dan mengendalikan semua perubahan baik sementara maupun permanen yang berdampak pada kinerja K3-Lingkungan di perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Manajemen perubahaan mencakup:

• perancangan atau perancangan ulang produk baru, layanan baru dan proses baru, atau perubahan terhadap produk, layanan, dan proses yang sudah ada;
• perubahan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya;
• perubahan pengetahuan atau informasi tentang bahaya dan risiko K3 dan aspek dan dampak lingkungan terhadap perkembangan pengetahuan dan teknologi.

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012 sub elemen 1.4 tentang Pengendalian Perancangan;
• Standard ISO 45001:201: klausa 8.3.1 tentang Manajemen Perubahan.

4. DEFINISI

• Perancangan adalah kegiatan perencanaan suatu proyek baru baik yang berskala besar maupun berskala kecil.
• Merancang ulang adalah suatu kegiatan modifikasi (rancang ulang) produk baru, layanan baru, proses baru, yang didalamnya termasuk perubahan terhadap mesin produksi, infrastruktur, bangunan (lay out gedung, pabrik).
• Bagian pelaksana adalah tempat dimana terdapat sumber daya manusia untuk melakukan perancangan atau perancangan ulang.
• Bagian pemakai adalah bagian yang membutuhkan dan memakai hasil perancangan/perancangan ulang.
• Prosedur ini juga mendifinisikan terkait informasi dan ketentuan umum:
  1. Pada saat kegiatan perancangan ataupun perancangan ulang harus sudah memperhitungkan aspek-aspek Mutu, K3 dan aspek Lingkungan.
  2. Permintaan perancangan atau perancangan ulang bisa dilakukan oleh pihak pelaksana, pihak pemakai atau pihak lain yang berkompeten.
  3. Perancangan atau perancangan ulang diadakan untuk kelancaran produksi, memperpanjang umur sarana produksi dan kemudahan proses manufacturing.
  4. Selama tahap perancangan atau perancangan ulang bila diperlukan akan disusun prosedur atau instruksi kerja untuk mengoperasikan peralatan atau sarana produksi tersebut.
  5. Aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungan pada saat perancangan ditinjau untuk jenis desain yang memiliki tingkat resiko tinggi.
• Definisi pengecualian:
  Apabila ada kebutuhan yang mendesak atau kejadian yang sifatnya bencana alam, maka pihak pemakai bisa langsung memberikan surat perintah kerja kepada pihak pelaksana untuk segera ditindaklanjuti.

5. TANGGUNG JAWAB

• Pimpinan departemen pelaksana bertanggung jawab terhadap seluruh proses pelaksanaan perancangan atau perancangan ulang.
• Pimpinan departemen pemakai bertanggung jawab terhadap identifikasi dari objek yang akan dirancang atau yang akan dirancang ulang beserta cara penggunaannya.
• Pemakai atau user menyusun perancangan yang diinginkan dengan memasukkan aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungan bersama dengan Staf K3.
• HSE bertanggung jawab untuk tinjau ulang perubahan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya;

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Permintaan perancangan atau perancangan ulang:
   1. Untuk perancangan atau perancangan ulang bangunan, bagian yang terkait menyusun rancangan dilampirkan pada Formulir Permintaan Perancangan/ Perancangan Ulang Bangunan.
   2. HSE melakukan review terhadap rancangan atau rancangan ulang bangunan untuk melihat aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungannya, sekaligus juga memberikan rekomendasi bila perlu diperbaiki.
   3. Aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungannya diantaranya adalah:
      • Pedoman/manual kerja;
      • Identifikasi Bahaya;
      • Identifikasi Aspek lingkungan.
   4. Pengajuan ke pimpinan untuk disetujui.
2. Persetujuan:
   1. Apabila ya, pihak pelaksana perancangan menindaklanjuti proses tersebut sesuai dengan permintaan yang diajukan.
   2. Apabila tidak, formulir tersebut akan dikembalikan ke bagian yang meminta beserta alasannya.
3. Pelaksana perancangan atau perancangan ulang:
   1. Bagian pihak pelaksana perancangan akan melanjutkan dengan membuat perencanaan perubahan perancangan (desain) yang akan diubah atau dibuat sesuai permintaan dan data yang ada atau yang mendukung, dengan memasukkan aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungan bagian terkait.
   2. Melakukan verifikasi oleh petugas yang bertanggung jawab pada Departemen HSE dengan membubuhkan tanda tangan pada kolom kop gambar atau desain yang telah selesai untuk memastikan aspek Mutu, bahaya K3 dan aspek lingkungan telah terpenuhi.
4. Perubahan terhadap persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya
   1. Departemen HSE meninjau ulang persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang berkaitan dengan perancangan atau perancangan ulang;
   2. jika terdapat persyaratan yang harus dipenuhi, Departemen HSE, mengkoordinasikan kepada Divisi terkait untuk pemenuhannya.

---