Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Pengadaan Barang

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk mengendalikan pengadaan/pembelian barang dalam rangka untuk memastikan kesesuaiannya dengan Sistem Manajemen Mutu Keselamatan Dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan di perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini membahas mengenai peninjauan ulang pada tahap sebelum kegiatan pengadaan/pembelian barang seperti: material, bahan, peralatan.

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012 elemen 5 tentang Pembelian Dan Pengendalian;
• Standard ISO 9001:2015 Klausul 8.4 tentang Pengendalian proses, produk dan layanan yang disediakan oleh pihak eksternal;
• Standard ISO 45001:2018 kriteia 8.1.4 tentang Pengadaan.
• Standard ISO 14001:2015 klausul 8.1 tentang Perencanaan dan Pengendalian Operasional.

4. DEFINISI

• Pengadaan/pembelian barang smerupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan proses perusahaan.
• Supplier adalah orang atau organisasi yang menyediakan produk bagi Perusahaan.
• PO: Purchase Order atau Surat Order Pembelian
• Petugas yang bewenang yaitu personil yang memiliki tanggung jawab untuk memeriksa dan menyetujui suatu permintaan pembelian sesuai dengan syarat-syarat dan spesifikasi yang telah ditentukan.

5. TANGGUNG JAWAB

• Bagian Pembelian (Procurement) bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses pengadaan/pembelian barang;
• Masing-masing Departemen bertanggung jawab atas pemenuhan aspek mutu, K3 dan aspek lingkungan sebelum permintaan pengadaan/pembelian barang dibuat.

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Pihak peminta (user) membuat permintaan pengadaan/pembelian barang, disertai dengan keterangan aspek K3 & Lingkungan untuk barang yang akan diadakan/dibeli.
2. Petugas yang berwenang memverifikasi permintaan pengadaan/pembelian barang dari user berdasarkan spesifikasi teknik dan aspek K3 & Lingkungan yang telah disebutkan oleh user. Apabila diperlukan petugas yang berwenang dapat meminta pendapat Departemen HSE untuk menverifikasi dari aspek K3 & Lingkungan-nya.
3. Persetujuan:
   • Apabila permohonan disetujui, maka berlanjut ke langkah pembuatan kontrak.
   • Jika permohonan tidak disetujui, maka permintaan pengadaan/ pembelian tersebut dikembalikan pihak user untuk dilengkapi atau dibatalkan.
4. Apabila kontrak telah selesai atau tidak membutuhkan kontrak dan permohonan pengadaan/pembelian disetujui, maka personil yang berwenang akan mencari pihak supplier yang mampu menyediakan barang yang diminta dengan melihat daftar supplier mampu.
5. Setelah barang datang maka pihak user bersama-sama dengan Departemen HSE dan petugas quality control melakukan verfikasi terhadap kesesuaian dengan spesikasi teknik dan aspek K3 & Lingkungan
6. Penilaian Kesesuaian:
   • Jika sesuai, barang disimpan di gudang;
   • Jika tidak sesuai, melalui bagian/departemen pengadaan/pembelian barang tersebut dikembalikan kepada pihak supplier.

---