Pelatihan Tentang
Membuat Prosedur Rekrutmen Karyawan

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk memastikan bahwa penyediaan sumber daya manusia dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan struktur organisasi yang telah disetujui oleh manajemen puncak dan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan standar organisasi.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk setiap proses rekrutmen pekerja di perusahaan

3. REFERENSI

• Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012 sub elemen 6.3 tentang Seleksi dan Penempatan Personil
• Standard ISO 45001:2018 klausa 7.1 Tentang Sumber Daya

4. DEFINISI

• Kompetensi adalah: kemampuan pekerja yang dapat terobservasi mencakup atas pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau tugas.
• HRD adalah: Human Resources Divisi atau dalam bahasa Indonesia disebut divisi sumber daya manusia. Secara umum, HRD adalah Divisi dalam perusahan yang bertanggung jawab menangani pengelolaan SDM atau karyawan dalam suatu perusahaan atau organisasi.
• Jabatan: adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang karyawan dalam rangka suatu satuan organisasi
• pekerja adalah:
  1. personil yang melakukan pekerjaan atau dalam hubungan kerja yang berada di bawah kendali perusahaan.
  2. setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
• Uraian pekerjaan (job description) adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang didefinisikan berdasarkan fakta-fakta yang ada.
• Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang kualifikasi dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan.
• Penempatan kerja karyawan atau karyawan adalah suatu kebijakan perusahaan/organisasi untuk menyalurkan kemampuan karyawan atau karyawan pada posisi pekerjaan yang paling sesuai dengan kebutuhan jabatan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan karyawan tersebut agar memperoleh kepuasan kerja dan prestasi kerja yang optimal.

5. TANGGUNG JAWAB

• Direktur dan HRD bertanggung jawab atas proses penerimaan tenaga kerja sampai dengan pengangkatan karyawan tersebut.
• Pihak-pihak yang terkait bertanggung jawab dalam proses penerimaan tenaga kerja.
• Direktur dan HRD mengidentifikasi hasil uji lab untuk pertimbangan penempatan tenaga kerja baru

6. LANGKAH PROSEDUR

1. Setiap bagian yang membutuhkan karyawan, mengajukan permintaan karyawan dengan mengisi form Permintaan Karyawan kepada atasan untuk dimintakan persetujuan.

1. Permintaan penambahan karyawan harus mendapatkan persetujuan sampai tingkat Direktur.
2. Permintaan karyawan yang dapat memperluas struktur organisasi yang telah disetujui, maka HRD mengajukan usulan perluasan organisasi dan harus disetujui oleh Direktur sebelum proses penerimaan karyawan dilakukan.
3. Apabila permintaan karyawan tidak disetujui maka permintaan tersebut dibatalkan.
4. Apabila permintaan karyawan disetujui maka bagian yang mengajukan permohonan tersebut menyerahkan form ke HRD

2. HRD:

1. mengeluarkan iklan lowongan di media umum paling lambat 2 hari kerja setelah diterimanya Form Permintaan Karyawan yang lengkap tentang kebutuhan tenaga kerja tersebut sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan.
2. mendaftar semua pelamar kerja yang masuk Daftar Pelamar dan mengisi Formulir Data Calon Karyawan.
3. Setelah mencatat semua lamaran yang masuk daftar kandidat Divisi HRD menyeleksi pelamar yang sesuai dengan kualifikasi
   1. Apabila lamaran kerja tidak memenuhi kualifikasi maka proses selesai.
   2. Apabila lamaran kerja memenuhi kualifikasi dilanjutkan ke proses berikutnya, yaitu mengecek latar belakang karyawan tersebut sebelum pemanggilan wawancara dilaksanakan, karyawan yang meragukan latar belakangnya maka akan tidak dilanjutkan kedalam proses pemanggilan untuk wawancara.
4. HRD dengan Divisi terkait melakukan wawancara atau tes:
   1. Apabila calon karyawan gagal dalam wawancara/tes maka proses seleksi berakhir dan HRD mengeluarkan surat pemberitahuan kepada yang bersangkutan.
   2. Apabila calon karyawan lulus dalam wawancara atau test maka maka dilanjutkan ke proses selanjutnya.
5. Administrasi HRD memasukkan pelamar terseleksi kedalam formulir Daftar Pelamar Terseleksi.
6. menyusun hasil test dan atau interview dari calon yang lulus test dan interview dilakukan dengan mengisi Formulir Interview.
7. mengajukan beberapa calon yang lulus test atau interview untuk dimintakan persetujuan kepada Direktur sesuai dengan Hasil Interview.
8. Hasil dari Interview akan dikumpulkan guna proses berikutnya.
9. mengendalikan catatan mutu yang berkaitan dengan proses rekrutmen.
10. menyelenggarakan pelatihan bagi karyawan masa percobaan.
11. HRD dengan Manager Divisi terkait mengevaluasi kinerja karyawan masa percobaan dengan menggunakan formulir Penilaian Kinerja Karyawan yang sesuai dengan level yang telah ditentukan dan mengacu pada Prosedur Pelatihan serta mengisi formulir Penilaian Karyawan.
    1. Jika calon karyawan tidak lulus dalam masa percobaan, maka calon karyawan tersebut secara otomatis berakhir.
    2. Jika calon karyawan lulus dalam masa percobaan maka HRD mengeluarkan Surat pernyataan kepada karyawan dalam form surat kesepakatan kerja antar waktu tertentu – KKAWT.

---