Kriteria:

4.1.1 Dokumen K3 mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran dan tanggal modifikasi.

4.1.2 Penerima distribusi dokumen tercantum dalam dokumen tersebut.

4.1.3 Dokumen K3 edisi terbaru disimpan secara sistematis pada tempat yang ditentukan.

4.1.4 Dokumen usang segera disingkirkan dari penggunaannya sedangkan dokumen usang yang disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda khusus.

Kriteria:

4.2.1 Terdapat sistem untuk membuat dan menyetujui perubahan terhadap dokumen K3.

4.2.2 Dalam hal terjadi perubahan diberikan alasan terjadinya perubahan dan tertera dalam dokumen atau lampirannya dan menginformasikan kepada pihak terkait.

4.2.3 Terdapat prosedur pengendalian dokumen atau daftar seluruh dokumen yang mencantumkan status dari setiap dokumen tersebut, dalam upaya mencegah penggunaan dokumen yang usang.