Prosedur Pengendalian Dokumen K3
1. TUJUAN
Prosedur ini disusun dan ditetapkan sebagai panduan untuk:
- mengendalikan dan memastikan dokumen Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja yang digunakan di perusahaan merupakan dokumen yang sah, terkini dan selalu tersedia di lokasi yang memerlukan serta untuk mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa;
- mengendalikan dan memelihara catatan K3L agar tetap mudah dibaca, diakses dan ditunjukkan bila diperlukan;
- mencegah penggunaan informasi terdokumensi yang tidak diinginkan
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup:
- Kegiatan pembuatan, peninjauan, penerbitan, pendistribusian, penarikan dan pemusnahan dokumen Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerjaperusahaan.
- Tata cara identifikasi, penetapan masa simpan, penyimpanan dan pemusnahan catatan.
3. REFERENSI
- Peraturan Pemerintah RI No. 50 Tahun 2012:
- elemen 4 tentang Pengendalian Dokumen;
- elemen 10 tentang Pengumpulan Dan Penggunaan Data.
- Standar ISO 45001:2018 klausal 7.5 tentang Informasi Terdokumentasi
4. DEFINISI
- Dokumen adalah: Informasi tertulis yang menguraikan persyaratan, proses/kegiatan dan tanggungjawab dari masing-masing bagian terkait.
- Dokumen Asli adalah: Dokumen yang dibuat oleh personil
- Dokumen Terkendali adalah: Salinan dari dokumen asli, yang didistribusikan kepada pemegang dokumen yang tercantum dalam Daftar Dokumen Induk Asli.
- Dokumen tak Terkendali adalah: Salinan dari dokumen asli yang didistribusikan kepada pihak lain yang tidak tercantum dalam Daftar Dokumen Induk Asli.
- Dokumen Kadaluarsa adalah: Dokumen asli atau dokumen terkendali yang sudah tidak digunakan/tidak berlaku.
- Dokumen Eksternal adalah: Dokumen yang berasal dari pihak luar dan digunakan oleh perusahaan.
- Pengendali Dokumen (Document Ccontroller) adalah: Personil yang bertanggungjawab dalam mengendalikan dokumen di
- Penerima dokumen adalah: Personil atau bagian kerja yang menerima atau menggunakan dokumen yang didistribusikan.
- Manual Sistem Manajemen K3L adalah: Informasi yang terdokumenASIi yang menjelaskan persyaratan, tanggung jawab, wewenang dan proses-proses yang saling berinteraksi sebagai panduan dalam menerapkan sistem manajemen K3L
- Prosedur adalah:cara tertentu untuk melakukan suatu kegiatan atau proses.
- Instruksi Kerja merupakan perintah tertulis atau tidak tertulis untuk melaksanakan pekerjaan dengan tujuan untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dilakukan sesuai persyaratan K3L yang telah ditetapkan.
- Formulir adalah: Informasi yang terdokumenASIi yang menyatakan hasil yang telah dicapai atau bukti penerapan dari sistem manajemen K3L
- Catatan adalah: Bukti/rekaman yang berisi informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
5. TANGGUNG JAWAB
- Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk:
- Melakukan pengendalian dokumen yang meliputi identifikasi, penyimpanan, pendistribusian, penarikan dan pemusnahan dokumen kadaluarsa.
- Melakukan pengaturan dan penetapan dalam identifikasi, pengarsASIn dan pemeliharaan catatan-catatan K3L.
- Manager bertanggung jawab untuk melakukan tinjauan aASI usulan perubahan dokumen.
- Admin K3L bertanggung jawab memastikan bahwa dokumen di perusahaan adalah dokumen terkini.
6. LANGKAH PROSEDUR
1. Pengendalian Dokumen Dan Catatan
- Dokumen yang dikendalikan meliputi: Kebijakan, Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, SOP dan Dokumen Eksternal.
- Catatan yang dikendalikan meliputi:
- Catatan yang dipersyaratkan Sistem Manajemen K3L;
- Catatan lain yang diminta oleh Manajemen, atau pihak-pihak lain yang berkepentingan;
- Jenis catatan dapat berupa Laporan Pelaksanaan Kegiatan (Formulir), Spesifikasi Teknis, Gambar, Nota Dinas maupun data-data komputer.
- Kegiatan pengendalian dokumen dan catatan, mulai dari penerbitan, pendistribusian, penarikan kembali dan pemusnahan dokumen merupakan tanggungjawab bagian/departmeen dan pelaksanaanya sesuai dengan alur Proses Pengendalian Dokumen Dan Catatan
- Identifikasi catatan dapat menggunakan nomor dan/atau tanggal terbit dari catatan tersebut, nama catatan, atau nomor formulir.
2. Format Dokumen
- Halaman depan:
- Logo dan Nama Perusahaan.
- Judul dokumen.
- IdentiASI dokumen (nomor dokumen, status revisi).
- Pengesahan dokumen
- Badan dokumen merupakan inti dari dokumen, terdiri dari:
- Header yang berisi logo, judul dokumen dan IdentiASI dokumen (nomor dokumen, status revisi, tanggal berlaku dokumen, nomor dan jumlah halaman).
- Isi dokumen:
- Manual Sistem Manajemen K3L berisi uraian: tujuan, lingkup penerapan, dokumen referensi, profil perusahaan dan proses-proses penerapan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja.
- Prosedur berisi uraian: tujuan, lingkup penerapan, dokumen referensi, definisi, tanggungjawab, langkah prosedur, dan lampiran-lampiran data pendukung.
- Instruksi Kerja berisi uraian: perintah tertulis untuk melaksanakan pekerjaan dengan tujuan untuk memastikan bahwa setiap pekerjaan dilakukan sesuai persyaratan K3L yang telah ditetapkan.
- Setiap dokumen menggunakan nomor halaman terintegrasi dengan format x/xx. Sedangkan nomor halaman lampiran terpisah dari dokumen induk, menyesuaikan dengan jumlah halaman lampiran tersebut.
- Manual dan Prosedur dilengkapi dengan Daftar isi, Lembar Pengesahan dan Daftar perubahan dokumen.
3. Identifikasi Dokumen
Manual, Prosedur, Instruksi Kerja dan Formulir, yang merupakan dokumen SMK3L harus diidentifikasi dengan kode dan nomor sebagai berikut:
Manual: SMK3L/M-XX, yang berarti:
- SMK3L: Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
- M: Manual Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
- XX: Nomor Manual
Prosedur: SMK3L/P-XX, yang berarti:
SMK3L: Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
P: Prosedur Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
XX: Nomor Prosedur
Instruksi Kerja: SMK3L/IK-XX-YY, yang berarti:
- SMK3L: Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
- IK: Instruksi Kerja Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
- XX: Nomor Prosedur
- YY: Nomor Instruksi Kerja yang berada pada Prosedur XX
Stándard Operating Procedure: SMK3L/SOP-XX, yang berarti:
SMK3L: Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
SOP: Standard Operating Procedure Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
XX: Nomor SOP
Formulir: SMK3L/F-XX-ZZ, yang berarti:
SMK3L: Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan
F: Formulir
XX: Nomor Prosedur
ZZ: Nomor Formulir yang berada pada Prosedur XX
Contoh: SMK3L/P-01, berarti: Menandakan bahwa dokumen tersebut adalah Prosedur Sistem Manajemen K3L no 01
Contoh: SMK3L /IK-01-01, berarti: Menandakan bahwa dokumen tersebut berupa Instruksi Kerja Sistem Manajemen K3L no 01 pada Prosedur 01
Contoh: SMK3L/SOP-01, berarti: Menandakan bahwa dokumen tersebut berupa Standard Operating Procedure Sistem Manajemen K3L no 01
Contoh: SMK3L/F-05-02, berarti: Menandakan bahwa dokumen tersebut berupa Formulir Sistem Manajemen K3L no 02 pada Prosedur 05
4. Pendistribusian Dokumen
- Dokumen terkendali yang akan didistribusikan harus diberi stempel warna biru “TERKENDALI, Salinan No. : … “. Nomor salinan sesuai dengan nomor dokumen pada Daftar Dokumen Induk Asli yang ada pada Dokumen dan diberi nomor kode CDC Bagian yang akan didistribusikan, berdasarkan table dibawah ini:
- Pengiriman dokumen terkendali kepada Penerima dokumen menggunakan Formulir Pengiriman Dokumen dan Penerima dokumen menandatangani formulir tersebut, sebagai bukti penerimaan dan/atau pengembalian dokumen, bila dokumen yang didistribusikan merupakan dokumen yang telah diubah.
- Admin bagian yang ditunjuk sebagai pengendali dokumen menyimpan dan memelihara dokumen tersebut pada tempat dan lokasi yang sesuai.
- Pemberian dokumen kepada pihak lain yang tidak tercantum dalam Daftar Induk Dokumen Asli, harus mendapat persetujuan dari bagian/Divisi HSE dan diberi stempel “TIDAK TERKENDALI“
- Penerima dokumen tidak terkendali harus mengisi Surat Pernyataan tidak akan menggandakan & menyerahkan salinan dokumen tersebut kepada pihak mana pun tanpa persetujuan dari PERUSAHAAN.
5. Pengesahan Dokumen
- Lembar Pengesahan Dokumen menjelaskan wewenang dan tanggung jawab personil pada masing-masing tingkatan dokumen Sistem Manajemen K3L yang digunakan di PERUSAHAAN.
- Tanggal berlakunya dokumen adalah terhitung sejak tanggal disetujuinya dokumen yang bersangkutan oleh pejabat yang berwenang menyetujui dokumen tersebut.
6. Tinjauan Kesesuaian Dokumen
- Dokumen Sistem Manajemen K3L merupakan subjek untuk dilakukan peninjauan ulang secara periodik guna memastikan bahwa isi dokumen merupakan yang terbaru dan masih sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan.
- Manager beserta personil Admin K3L melakukan tinjauan kesesuaian dokumen pada periode yang telah ditentukan bersama minimal (1) satu tahun sekali.
- Apabila dalam tinjauan kesesuaian dokumen ditemukan adanya dokumen yang sudah tidak sesuai lagi maka dilakukan perubahan terhadap dokumen tersebut.
7. Perubahan Dokumen
- Divisi terkait dapat mengajukan perubahan dokumen dengan menggunakan formulir yang tersedia, apabila memang terdapat alasan yang mengharuskan perubahan
- Usulan perubahan dokumen dilakukan berdasarkan:
- Saran dari auditor internal maupun eksternal.
- Hasil tinjauan manajemen.
- Hasil tinjauan kesesuaian dokumen.
- Perubahan struktur organisasi.
- Hal-hal lain yang dASIndang perlu.
- Admin K3L beserta pihak-pihak terkait meninjau usulan perubahan dokumen, sebelum dokumen diubah.
- Setiap perubahan dicatat pada Daftar Perubahan Dokumen.
- Paragraf yang diubah/diganti, dicetak dengan huruf miring dan diberi nomor dalam bentuk superscript yang menunjukkan perubahan ke berapa.
- Dokumen yang telah diubah, harus disetujui dan disahkan kembali oleh pejabat yang berwenang, dan diberi nomor revisi dan tanggal terbit baru oleh Pengendali Dokumen, serta stempel “PERUSAHAAN”.
- Dokumen asli yang lama ditarik dari tempat penyimpanan, diganti dengan dokumen asli yang baru dan Daftar Induk Dokumen Asli dimutakhirkan.
- Salinan dokumen yang telah diubah tersebut harus didistribusikan kembali ke pemegang dokumen terkendali, dan pemegang dokumen terkendali harus mengembalikan dokumen lama untuk dimusnahkan, serta memutakhirkan Daftar Dokumen Induk Asli.
- Perubahan dokumen dapat dilakukan maksimum 10 (sepuluh) kali, dan setelah itu dokumen harus diterbitkan ulang dengan status revisi 00.
8. Penyimpanan Dan Pemeliharaan Dokumen Dan Catatan
- Dokumen dan Catatan harus disimpan pada media yang aman dan sesuai dengan jenis dokumen atau catatan yang disimpan.
- Selama disimpan, dokumen dan catatan harus dijaga agar tetap mudah dibaca, diambil untuk ditunjukkan bila diperlukan.
- Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis dan nama dokumen atau catatan yang disimpan.
- Dokumen yang disimpan harus dicatat pada Formulir Daftar Induk Dokumen.
- Catatan yang disimpan harus dicatat pada Formulir Daftar Catatan K3L.
- Prosedur ini menetapkan jangka waktu penyimpanan Catatan adalah minimal selama 2 tahun atau lebih dengan melihat kepentingan isi catatan tersebut dan bila telah melampaui masa simpan, maka rekaman dapat dimusnahkan atau diperpanjang masa simpannya
8. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Kadaluarsa
- Penarikan Dokumen:
- Apabila dokumen diubah, maka dokumen asli dan terkendali yang lama dinyatakan sebagai dokumen kadaluarsa, dan harus ditarik dari penggunaan.
- Dokumen asli yang kadaluwarsa dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan diberi tanda “KADALUARSA” dengan warna merah.
- Dokumen asli yang kadaluarsa disimpan terpisah dari dokumen asli yang masih berlaku.
- Pemusnahan Dokumen
- Sebelum memusnahkan Dokumen atau Catatan harus membuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen atau Catatan dan harus disetujui oleh Manager.
- Dokumen atau Catatan yang dimusnahkan harus dicatat dalam Form Daftar Dokumen atau Catatan yang Dimusnahkan.
- Penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen kadaluarsa dilakukan oleh Admin K3L.
9. Pengendalian Dokumen Eksternal
- Pengendalian dokumen eksternal yang berupa peraturan perundangan K3L diatur pada Prosedur Identifikasi Dan Evaluasi Peraturan Perundangan K3L dan Persyaratan Lainnya.
- Untuk dokumen eksternal berupa referensi, buku atau pustaka, jurnal, buletin, maupun dalam bentuk media software yang berkaitan dengan Sistem Manajemen K3L akan diberikan penomoran tersendiri oleh Admin K3L.
Email
